Casos de estudio

La academia operaba con tres herramientas: una para leads, otra para pagos y otra para seguimiento de alumnos. Cada una «casi» cubría el flujo; juntas generaban fricción, datos duplicados y un coste de suscripción que crecía con el equipo.

Nadie tenía una vista única del alumno. El equipo perdía tiempo reconciliando estados entre sistemas.

Diagnóstico en una semana: mapear el proceso real (no el ideal del SaaS) y fijar alcance cerrado.

Construir un CRM + panel interno en su VPS: etapas propias, pagos y seguimiento en un solo lugar. Cancelar las tres licencias al go-live.

Un sistema alineado al proceso de la academia. Menos herramientas, menos formación, menos fugas de información.

Ahorro estimado: 24.000€/año en suscripciones, con coste de infraestructura predecible y datos bajo su control.

En el fabricante de depósitos, cotizar dependía de ingeniería senior: catálogo, normas y cálculo hidráulico en la cabeza de pocas personas. Cada consulta era un cuello de botella.

El riesgo no era solo el tiempo: si esas personas faltaban, el know-how también.

Ingestar catálogo y documentación técnica en una base vectorial en su VPS.

Agente que responde consultas, selecciona equipos del catálogo, aplica reglas de cálculo y genera un informe PDF con trazabilidad.

Consultas que antes llevaban horas pasan a minutos. El conocimiento deja de vivir solo en cabezas.

Ahorro estimado: 39.000€/año. Datos técnicos sin salir a un cloud genérico de terceros.

Con ~40 usuarios, el SaaS CRM no solo cobraba por asiento: sumaba consultores de implementación y el riesgo de subidas de precio a tres años.

La cuenta a 3 años del escenario SaaS: 160.200€. El proceso de la empresa no era exótico — simplemente no cabía limpio en el producto genérico.

Comparativa explícita SaaS vs a medida en el diagnóstico. Decisión: CRM interno con alcance cerrado, desplegado en su infraestructura.

Plazo típico 4-6 semanas. Propiedad del código y de los datos desde el día uno.

Inversión estimada del proyecto a medida: 48-58.000€ a tres años (desarrollo + hosting).

Diferencia del orden de +100.000€ a favor del software interno. Sin licencias por usuario ni sorpresas de precio.